¿Qué debo tener en cuenta para implementar un wms?
¿Cuánto tiempo tarda la implementación?, ¿Qué factores son determinantes a la hora de decidir por uno o por otro? Y ¿cuál es el impacto que tienen estos sistemas sobre la productividad? son algunas de las interrogantes que debemos despejar si queremos adoptar alguna forma de mejorar los procesos productivos.
Este artículo aparecido en la revista Logistec, aborda algunos de los aspectos más relevantes a la hora de adoptar un WMS y recoge la experiencia de clientes que ya han hecho ese camino. El artículo comienza analizando los motivos que llevan a una organización a implantar un WMS indicado que:
“…la necesidad de adoptar un sistema que apoye la gestión de un Centro de Distribución, como un WMS (Warehouse Management System) tiene su origen, usualmente, en pretender mejorar el nivel de servicio a clientes tanto externos como internos, optimizar los recursos, los espacios físicos, reducir el nivel de inventario (ajustar el alcance), mejorar la precisión de los envíos, incrementar la exactitud de inventario, aumentar los indicadores, la productividad y reducir los costos operativos. …”
Y no podemos estar más de acuerdo con lo planteado en el artículo, ya que como sabemos, en el corazón de una gestión logística efectiva está en lograr el delicado equilibrio entre el servicio al cliente y los costos asociados a la operación y, efectivamente, el WMS puede llegar a ser fundamental a la hora de conseguir este objetivo al permitir operar con altos grados de eficiencia y llevando los errores al mínimo gracias a la visibilidad y trazabilidad, y por ende, el control que entrega sobre la operación.
Luego se recoge la experiencia de quienes ya han implantado esta tecnología en términos de los elementos que consideraron relevantes a la hora de tomar la decisión respecto del producto y proveedor a elegir:
“Según la experiencia de quienes han implementado este tipo de sistemas, las cosas más importantes a la hora de decidir por uno u otra alternativa o sistema son:
- Elegir un WMS que tenga el respaldo de una firma importante y estable en el tiempo, y con presencia local.
- Es importante que antes de implementarlo, su empresa se informe respecto a otras experiencias que puedan ser semejantes, independiente del rubro en que haya participado en la implantación.
- Identifique bien lo que necesita en el futuro, una vez hecho esto, comience a fijarse en el precio. Si se comienza por el precio, podría no estar a la altura de sus necesidades y terminará gastando más.
- El WMS debe ser adaptable a la integración de otras tecnologías y además permita incorporar modificaciones. Este tipo de actualizaciones son fundamentales para hacer cada vez más robusto el control. Asimismo, cuantificar la implementación de esos cambios (tiempo, recursos, etc.).
- El proveedor elegido para la implementación debe dar garantías de un programa de capacitación, mantenimiento y soporte, lo más amplias posibles, que le permitan a usted actuar ante la contingencia sin detener los procesos, para esto se requiere asistencia las 24 horas.
- El proveedor debe contar con un soporte de consultores especializados durante la implementación y parametrización de la configuración del software.
- Preocuparse de que el conocimiento le sea transferido, con el fin de ir adquiriendo independencia del proveedor.
- El WMS debe permitir la fácil construcción de indicadores de Gestión e integrarlos al sistema como parte de la herramienta y visible para usuarios.
- Lo importante de tener un sistema eficiente es también saber utilizarlo. …”
Los clientes que ya pasaron por la experiencia de la implementación, destacan aspectos como el soporte local, la calidad de los consultores que participan en la implementación, la capacidad que tenga el sistema de adaptarse a las tecnologías vigentes, la capacidad que tenga para integrarse con otros sistemas (ERP’s, plataforma de couriers, etc) y la flexibilidad para poder acompañar el crecimiento futuro del negocio. Todo esto se ve reflejado en las palabras de Waldo Vasquez, Jefe de Proyectos Logísticos de Finning Sudamérica que comenta:
“… lo primero que hicimos fue ver nuestra tecnología, la cual no era estándar. Por tanto, nuestro WMS debía cumplir con la condición de ser versátil y no ser estandarizado para un tipo de tecnología, que pudiera ser más cara que la que disponíamos. Luego, la empresa implementadora del WMS muestra cómo funciona la tecnología de manera básica y estándar. De esa manera el cliente puede identificar que aspectos del software desea modificar. ” Y continúa: “ Luego se calcula la diferencia entre lo que ofrece el servicio básico y los desarrollos que se deben llevar a cabo, con lo que la empresa implementadora envía un presupuesto agregado al valor inicial.
Según Waldo Vasquez, respecto al presupuesto inicial, “estos cambios pueden significar entre un 20% a 30% más…”
Podemos agregar que otro de los aspectos relevante a considerar es tener presente que el sistema debe ser un software “vivo”, que esté en continuo desarrollo, adaptándose permanentemente a los desafíos que significa los avances tecnológicos tales como el Internet de la Cosas (IoT), impresoras 3D y manejo de drones, solo por nombrar algunos y que estarán presentes en nuestra realidad operativa más temprano que tarde. Sin esta consideración corremos el riesgo de quedarnos con una inversión que quedará rápidamente obsoleta.
Una Implementación Exitosa
Como ya ha sido mencionado, son varios los aspectos que deben estar presentes para realizar una implementación exitosa, consultores con conocimiento detallado del WMS y con experiencia en implantaciones, capacitación del personal que usará el sistema, flexibilidad y capacidad para adaptarse a las particularidades del negocio, etc. A esto debemos agregar que es crucial tener claridad respecto de cuál es el modelo operativo a implementar en el sistema, lo que implica una revisión de los procesos y si estos satisfacen las exigencias de la actual y futura realidad del negocio, o de lo contrario se corre el riesgo de automatizar y digitalizar las ineficiencias. La implementación del WMS puede transformarse en una gran oportunidad de revisar los procesos operativos y realizar las optimizaciones que permitan alcanzar los niveles de productividad y de servicio esperados y garantizar con eso que se cumplan las expectativas que se formaron cuando se optó por la adopción del sistema y, por supuesto, obtengamos el retorno de la inversión esperado.
Otro aspecto relevante son los plazos de implementación. Estos estarán fuertemente determinados por una buena definición inicial del proyecto de implantación, especialmente en lo referido al establecimiento de los objetivos y alcances del proyecto y una clara definición de las diferentes etapas del proyecto de implantación: Planificación, Análisis de la Situación Actual, Revisión y Rediseño de Procesos, Implementación y Puesta en Marcha. Una buena definición de estas etapas hará que el proyecto se desarrolle de manera fluida al tener los tiempos y recursos debidamente asignados. En ese sentido resulta fundamental la asignación de un líder por parte de la empresa debidamente empoderado que permita articular y coordinar los recursos tanto externos como internos y gestione el equipo de trabajo asignado para el proyecto. En ese sentido en el artículo se señala: “ Asimismo, por parte del cliente se señala que es importante la creación de un grupo integrado por representantes de distintos sectores de la compañía, de manera que se realice una evaluación desde lo técnico, lo comercial y lo estratégico. Este equipo es a su vez importante en el proceso de implementación y posteriormente en la coordinación con el área que quedará a cargo de la administración del sistema, cuestión que ayudará tanto al desarrollo de nuevas herramientas que se ajusten a los requerimientos, como para su correcto y ágil uso ….”
Una implementación gradual, para efectos de salir “al aire” en corto tiempo, también podría ser una alternativa, especialmente cuando la organización no tiene experiencia previa en el uso de este tipo de sistemas. Esto significa que se podría implementar una configuración básica del sistema y en etapas posteriores, una vez que la organización tenga asimilada la tecnología y el dominio sobre el uso del sistema, es posible implementar nuevas opciones que impliquen acciones más avanzadas tales como el manejo de operaciones de guardado, reposiciones, picking guiado por el sistema, etc.
Otro ingrediente clave en el éxito del proceso de implantación y adopción de la tecnología es la integración desde las etapas más tempranas del proyecto al personal que finalmente será el responsable por operar el sistema. En el artículo se señala: “ En este sentido también es importante el aprendizaje de los operarios. La capacitación de estos puede ser compleja, especialmente si se requiere un cambio de cultura importante. Algunos, por no decir la gran mayoría de sistemas WMS establecen ciertos comportamientos de los trabajadores en la operación, los que a veces no se cumplen. Tal es el caso del trabajador que va a colocar el producto en el lugar que le indicó el WMS. A veces por comodidad, o por dificultad, el operario decide almacenar el producto en otra ubicación sin indicárselo al sistema. Es necesario que los operarios entiendan que esto no se puede hacer en una bodega con estas complejidades ….”
Finalmente podemos destacar que el WMS ya no solo está disponible para grandes organizaciones, sino que también para las pequeñas y medianas empresas que frente a los nuevos tiempos de acelerados cambios y de alta incertidumbre, requieren de tecnología que las haga más eficientes y les permita desarrollar un servicio al cliente de calidad superior.
